Precis som hela IOGT-NTO är föreningen demokratisk. Alla medlemmar ska kunna vara delaktiga, påverka och driva det som de tillsammans med andra brinner för. Under året har styrelsen lite extra makt genom att ha mer insyn och möjlighet att påverka. Därför är årsmötet väldigt viktigt. Det är då som alla medlemmar samlas och bedömer det som har gjorts och tar beslut om framtiden.
Som en hjälp för att komma ihåg de allra viktigaste delarna kan du använda vår checklista med datum och saker att göra. Se till att inte missa något genom att kryssa i åtgärderna steg för steg. Läs checklistan på datorn eller skriv ut den.
För att alla medlemmar ska få chansen att göra sin röst hörd är det viktigt att de blir kallade i tid till årsmötet. Medlemmarna ska ha fått kallelsen senast fyra veckor före årsmötet. Det föregående årsmötet har beslutat tid, plats och hur kallelsen ska gå till.
Styrelsen har i uppgift att lägga fram ett antal olika dokument inför årsmötet. Det är dels styrelsens beskrivningar av året som varit med verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse. Det är också förslag inför framtiden med en arbetsplan och budget. Handlingarna ska vara färdiga till årsmötet men revisorerna behöver se dem tidigare för att kunna göra sin bedömning.
Revisorerna har en viktig roll i föreningen. De utses av det föregående årsmötet för att bevaka om styrelsen tar hand om föreningens verksamhet och ekonomi. Inför årsmötet har de i uppgift att skriva en revisionsberättelse. Revisionsberättelsen innehåller förslag om att fastställa den ekonomiska berättelsen och förslag på om styrelsens ska beviljas ansvarsfrihet eller inte. Revisorerna har rätt att ha tillgång till protokoll, ekonomi och dokument under hela året. Inför årsmötet ska styrelsen se till att revisorerna får handlingarna i god tid.
Vid föregående årsmöte väljs en valberedning. Dessa personer har i uppgift att ta fram förslag på personer för olika roller i föreningen som styrelse, revisorer och annat. Valberedningen har en viktig roll i föreningen då den hela tiden ska se till att det finns rätt personer på rätt poster som gör det bästa för föreningen. Mindre föreningar arbetar ibland utan valberedning då det kan vara svårt att hitta tillräckligt med personer som vill ta på sig större uppdrag. I de fallen är det extra viktigt att styrelsen öppnar upp för diskussion kring val på årsmötet.
Ett antal personer får vissa specifika uppdrag under själva årsmötet. En mötesordförande väljs som leder mötet utifrån föredragningslistan. En mötessekreterare för att skriva protokoll under årsmötet. Finns det möjlighet är det bra om det är andra än styrelseledamöter som väljs till dessa uppdrag. Då de behöver vara förberedda är det bra om de tillfrågas i god tid före mötet. Protokolljusterare väljs som hjälper till med att kontrollera så att protokollet blir rätt. De får läsa igenom protokollet och skriva under med signatur om det ser rätt ut. Det väljs också rösträknare som rycker in om det blir omröstningar under mötet. Ofta kan justerare och rösträknare vara samma personer.
För att alla ärenden och punkter på årsmötet ska tas upp i rätt ordning finns en föredragningslista med i stadgarna. Föredragningslistan är upplagd enligt ett väl utarbetat system för att punkterna ska komma i den ordning som blir bäst demokratiskt.
Efter mötet skriver sekreteraren färdigt protokollet. Det skickas sedan till protokolljusterarna som efter eventuella ändringar skriver under protokollet. Då protokollet är helt färdigt, inom tre veckor från årsmötet, ska revisorerna och distriktsstyrelsen få tillgång det. Enligt stadgarna ska protokollet finnas tillgängligt hos föreningens ordförande.
Varje år lämnar föreningen in en årsrapport. Rapporten beskriver föreningens verksamhet och vilka som är valda till olika poster i föreningen. Årsrapporten kan lämnas in direkt via medlemsregistret för de som är kontaktpersoner och är behöriga. Den kan också skapas fysiskt.
Direkt efter årsmötet kan styrelsen behöva ha ett konstituerande möte. På detta möte bestäms saker som kanske inte bestämts på årsmötet med som styr hur styrelsen ska arbeta. Detta är särskilt när nyvalda personer ska anmälas som exempelvis firmatecknare och kontotecknare vilket behövs för att hantera bankärenden och liknande. Styrelsen kan också fördela olika roller och arbetsuppgifter.
