Möten i föreningen
Demokratiska möten
Mötesteknik är det sätt som föreningar använder för att använda demokratin i praktiken. Eftersom alla använder samma metoder och ord går det att diskutera utan att det tar onödig tid. Tekniken gör också att alla på ett bra sätt kan göra sin röst hörd utan att skrika och alla förslag uppmärksammas. En del ord och uttryck används för att beskriva hur mötet ska gå till, hur det går till att rösta och hur medlemmarna lägger förslag. Det är bra om så många som möjligt har koll på mötestekniken. För att vara demokratisk och hjälpsam mot de som är nya kan ni som är mer erfarna förklara efterhand som mötet pågår.
Mötestekniken ser ut på ungefär samma sätt i alla svenska demokratiska organisationer. Det är också nästan samma system som används inom politiken i Sverige. Lär ni er tekniken kan det komma till nytta om ni vill vara med i andra föreningar eller om ni vill engagera er politiskt.
Alla medlemmar är med
På medlemsmötena och årsmötet har alla medlemmar i föreningen samma rätt att vara med och besluta. Det är viktigt att alla kallas till mötet, att de får reda på vad som ska tas upp och att de får samma chans att uttrycka sig. Alla medlemmar i IOGT-NTO-rörelsen får vara med och yttra sig på mötena men det är bara föreningens egna medlemmar som får lägga förslag och har rösträtt.
Föredragningslista
För att alla ska ha koll på vad som tas upp skapas en föredragningslista. Vad den innehåller är lite olika för olika möten. Årsmötets föredragningslista styrs av stadgarna punkt för punkt. För att inte missa något brukar de flesta föredragningslistorna innehålla samma punkter. För att göra det extra tydligt kan det vara bra att tänka in olika delar.
Mall för föredragningslista
Protokoll
Ett protokoll är anteckningar om vad som tagits upp på mötet. Vanligtvis är det sekreteraren i föreningen som skriver protokoll men det är inte nödvändigt.
- Protokollet ska innehålla följande punkter:
- Vilken typ av möte det var (styrelsemöte, föreningsmöte, årsmöte).
- När och var mötet genomfördes.
- Vilka som hade möte och vilka som var där.
- Vilka punkter som diskuterades.
- Vad som beslutades.
- Underskrift av sekreteraren och justerare och eventuellt också ordföranden.
När protokollet är klart är det viktigt att den som varit sekreterare skriver under och ser till att protokollet justeras. På mötet väljs ofta en justerare som ska kontrollera att sekreteraren uppfattat vad som sagts på mötet och beskrivit det korrekt. När justeraren gjort sina justeringar och sekreteraren ändrat skriver också justeraren under protokollet.
Mall för protokoll
Olika roller under mötet
Ordföranden leder mötet genom att inleda alla punkter, fördela ordet och låta alla komma till tals. Sekreteraren noterar vad som händer och vilka beslut som tas i ett protokoll.
Protokolljusteraren följer också noga mötet och noterar vad som händer. Denna person har mötet valt ut för att dubbelkolla så att protokollet blir rätt. På vissa möten väljs rösträknare som har i uppgift att räkna röster om det blir en votering. Alla på mötet är ansvariga för att besluten fattas demokratiskt och bidrag med sina specialkunskaper.
På årsmötet och lite större möten kan ni välja att inte använda föreningens ordinarie ordförande och sekreterare. Styrelsen har ju stor makt under resten av året och en del av årsmötet handlar ju faktiskt om att kontrollera styrelsen. Även på övriga möten kan ni turas om att göra de olika uppgift-erna så att alla lär sig.
Att klubba på mötet
En ordförande-klubba är ett klassiskt och bra verktyg för att göra saker tydliga under ett möte. När ett beslut fattats slår ordföranden en gång med klubban i bordet och då vet alla att beslutet är klart. Klubban kan också användas för att skapa lite ordning eller att påkalla uppmärksamhet.
Om en ordförande slår klubban tre gånger i bordet ska alla resa sig upp. Detta kan vara för att sjunga en sång. Ett klubbslag är signalen för att sätta sig ner igen.
Stadgar
Stadgarna är som en regelbok som föreningen följer. I den beskrivs vilka rättigheter medlemmarna har, vad som ska tas upp på möten och mycket annat. Det är IOGT-NTO:s högsta beslutande organ, kongressen, som beslutar vilka stadgar som ska gälla. Vill föreningen göra justeringar i stadgarna ska de godkännas av förbundsstyrelsen.
Styrelsemöten
Styrelsen bestämmer själv hur ofta den ska träffas och ha möten. En riktpunkt är att ha ett möte i månaden. Det beror förstås på hur ofta föreningen har föreningsmöten och hur aktiv föreningen är. De flesta föreningar tycker att det är bättre att ha korta möten ganska ofta istället för långa möten sällan. Styrelsen är beslutsmässig då mer än halva antalet ledamöter är närvarande, dock minst tre. Det kan vara smidigt att ha styrelsemöten i samband med aktiviteter för att spara tid.
Vad tas upp på möten?
Vad styrelsen tar upp på mötet beror på vad som händer i föreningen och vad styrelsen behöver besluta om. Styrelsen kan ta upp frågor om verksamhet, värvning, utbildning, lokaler, planering av årsmöte och mycket annat. Allt som ska tas upp på mötet bör finnas med på föredragningslistan då alla ska kunna förbereda sig. Alla har rätt att sätta upp punkter på föredragningslistan.
Föreningsmöte
Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet kan ses som ett mer speciellt föreningsmöte som bara genomförs en gång per år. På föreningsmötet kan alla medlemmar samlas och bestämma vad de vill göra i föreningen. Alla medlemmar i IOGT-NTO-rörelsen har rätt att delta på mötet. Föreningsmötena är ett bra komplement till styrelsen när det gäller att bestämma om verksamheten i föreningen.
Det är bra att ha föreningsmöten med jämna mellanrum. Ett förslag är en gång i månaden. Det är viktigt att berätta för alla medlemmar när mötena är så att de kan vara med och påverka. Det är medlemmarnas ansvar att föreningens aktiviteter blir så roliga som möjligt. Alla som är medlemmar har rätt att närvara och yttra sig. Förslags- och röst-rätt till föreningsmötena har endast de som är medlemmar i föreningen.
Det är bra att ha en föredragningslista även på föreningsmötet så att alla kan vara med och påverka vad som ska tas upp. Det är alla medlemmars ansvar att se till att besluten fattas på ett demokratiskt sätt.