Komma igång med styrelsen

Mellan årsmötena är det den valda styrelsen som sköter föreningen och ser till att det som medlemmarna bestämt blir verklighet. Styrelsen företräder föreningen, inspirerar medlemmarna och ser till att föreningen utvecklas. Här hittar du det som behövs för att styrelsen ska komma i gång.

Föreningsstyrelsens uppdrag

Hur styrelsen ska fungera och vilka uppgifter styrelsen har beskrivs i våra stadgar. Här finns några utdrag från stadgarna och en del tankar kring hur styrelsen kan arbeta utifrån dessa delar. De uppgifter som styrelsen har i samband med årsmötet beskrivs mer i den avdelning som handlar om Årsmöte i föreningen.

Rollerna i styrelsen

Alla i styrelsen har gemensamt ansvar för att ta hand om föreningen på allra bästa sätt mellan föreningsmötena. Vissa ledamöter i styrelsen har specifika roller och ansvarsområden. Det finns också roller i föreningen som inte är med i styrelsen. Dessa olika roller beskrivs i detta avsnitt.

Styrelsemöten och Föreningsmöten

Både styrelsemöten och föreningsmöten har en viktig roll i föreningens demokrati. Det är därför avgörande att dessa genomför på ett sätt som gör att alla medlemmar känner sig trygga med dem. I detta avsnitt beskrivs de olika typerna av möten och hur de kan användas.

Från arbetsplan till färdig plan

Styrelsens uppgift är att ta hand om föreningen utefter det som medlemmarna har bestämt på årsmöte och föreningsmöten. Det finns en arbetsplan, en budget och andra beslut som styrelsen får utgå ifrån. Detta avsnitt ger styrelsen tips på hur dessa målbilder och visioner kan förvandlas till mer praktiska listor med aktiviteter och åtgärder.

Föreningsstyrelsens uppdrag

Hur styrelsen ska fungera och vilka uppgifter styrelsen har beskrivs i våra stadgar. Här finns några utdrag från stadgarna och en del tankar kring hur styrelsen kan arbeta utifrån dessa delar. De uppgifter som styrelsen har i samband med årsmötet beskrivs i avdelningen om Årsmöte i föreningen.

Styrelsens organisation

§ 4:7 Föreningsstyrelse
Årsmötet ska välja en styrelse med minst tre ledamöter och kan också utse ersättare. Ledamöter och ersättare väljs för tiden intill slutet av nästa eller nästnästa ordinarie årsmöte. Om årsmötet ajournerar sig kan det dock besluta att de nya ledamöterna ska tillträda vid en tidpunkt som infaller innan årsmötet har avslutats. Ordförande, sekreterare och kassör väljs särskilt.
Styrelsen är beslutsmässig när mer än halva antalet ledamöter är närvarande.

Styrelsens organisation

Enligt stadgarna består styrelsen av minst tre ledamöter: ordförande, sekreterare och kassör. Det är årsmötet som bestämmer hur många ledamöter styrelsen ska ha. Alla i styrelsen är gemensamt ansvariga och ska hjälpas åt i arbetet. Det är till exempel inte nödvändigt att det är ordföranden som leder mötena varje gång. Styrelsen kan också ta hjälp från andra medlemmar för att genomföra en aktivitet.

 

Föreningsstyrelsens uppgifter

§ 4:8 Föreningsstyrelsens uppgifter
Styrelsen är föreningens verkställande organ. Mellan föreningsmötena är styrelsen föreningens beslutande organ. Den leder föreningens arbete efter stadgar, grundsatser, ideologiska program samt föreningsmötets och kongressens beslut. Den ska arbeta för att föreningens verksamhet bedrivs i enlighet med § 4:9.

Verkställande organ

Det är styrelsen som har ansvar för att saker ska hända under året. Det innebär inte att styrelsen behöver planera, genomföra och vara med på föreningens alla aktiviteter. Däremot kan det vara bra om de kan informera, engagera och inspirera medlemmarna så att de är delaktiga. Det går att fördela uppgifter så att några medlemmar planerar verksamhet, några hittar resurser, några rekryterar medlemmar och några påverkar i samhället. Det är enklare att få medlemmar att göra saker som de själva tycker är roliga eller givande.
I mindre föreningar med få medlemmar blir det ofta så att de mest aktiva medlemmarna även är de som är med i styrelsen.

Beslutande organ

Mellan årsmötena kan medlemmarna i kallas till föreningsmöte. Dessa har ungefär samma makt som årsmötet men de tar inte upp samma formella saker. Föreningsmötet kan användas under året för att få medlemmarna delaktiga i verksamhet, i större frågor, i kampanjer och liknande. Ett medlemsmöte kan kallas ihop av styrelsen eller tidigare föreningsmöten. Fem medlemmar måste, precis som vid årsmötet, vara närvarande för att det ska vara beslutsmässigt.
Mellan föreningsmötena är det styrelsen som tar beslut åt föreningen. Naturligtvis utgår besluten och planeringen av verksamheten, så långt som möjligt, från stadgar, grundsatser, kongressbeslut och från föreningsmötena.

Föreningsverksamhet

§ 4:9 Föreningsverksamhet
Föreningen bör ha mångsidig verksamhet som ger medlemmarna möjlighet till en meningsfull gemenskap och tar tillvara deras vilja att bidra till IOGT-NTO-rörelsens och samhällets utveckling.
Föreningen ska arbeta för att så många som möjligt blir medlemmar och därigenom väljer en helnykter livsstil. Den ska även motarbeta användningen av alkohol, narkotika och andra gifter med berusande effekt.

Föreningen ska sträva efter att påverka lösningen av samhällsfrågor i sitt verksamhetsområde genom engagemang i samhällslivet. Den ska särskilt verka för en demokratiskt förankrad långsiktig miljö- och samhällsplanering.

Föreningen ska uppmuntra till ungdoms-, junis- och scoutverksamhet.

Varje löftesbunden medlem i IOGT-NTO-rörelsen får delta i föreningens verksamhet.

Som organisation vill vi göra världen bättre. Vi vill att samhället ska vara rättvist, solidariskt och demokratiskt. Vår bild är att vi kan nå dessa mål snabbare om alkohol och andra droger får en mindre framträdande roll. Det är vår personliga nykterhet som särskiljer oss från många andra organisationer.

Nykterheten är ingen aktivitet.

För att kunna engagera medlemmar och skapa förändring genomför vi verksamhet. Verksamheten har flera olika roller. Den är dels till för att skapa en gemenskap där medlemmarna trivs och vill arbeta tillsammans. Nykter utåtriktad verksamhet är oerhört viktig som motpol till andra aktiviteter till samhället där alkohol ofta har en för stor roll. Verksamheten är också viktig för att kanalisera medlemmarnas engagemang. Oavsett om medlemmarna vill påverka samhället, arrangera partyn, fixa grillkvällar eller förändra världen har de något att samlas kring. Vi lyckas aktivera nyktra personer som tillsammans anordnar ännu fler nyktra aktiviteter och lockar fler personer att tillbringa mer tid på nyktra aktiviteter. Alla människor borde ha bekanta, kompisar, kollegor och familjer som är nyktra, arrangera nyktert och pratar nyktert.

Starkare med fler medlemmar

Vi vill att så många som möjligt ska välja att vara nyktra och att bli medlemmar. På det sättet blir samhället nyktrare och genom att vara många medlemmar blir vi en starkare förändrande kraft. Vi lockar delvis medlemmar genom att skapa mycket verksamhet. Det är också viktigt att fråga så många som möjligt om att ta ställning. Varje medlem kan fråga kollegor, bekanta, släktingar, kurskamrater och andra om de är intresserade. Ibland kan det vara enklare att börja med att bjuda in till specifika aktiviteter och berätta mer. Ha som standard att med jämna mellanrum erbjud nya medlemmar att vara med på medlemsutbildningen Iggisen.

Föreningen en utpost på orten

Föreningen är en viktig utpost för IOGT-NTO. En förening kan göra stor nytta genom att påverka, komma med idéer och delta i samhällsdebatten. Detta gäller inte bara nykterhet utan kan också handla om demokrati, miljö och andra samhällsfrågor. En viktig del i detta arbete är att delta i sitt geografiska område på olika sätt. Finns med på aktiviteter på orten, skapa nätverk, nominera nyktra politiker, syns i tidningen och delta i debatten.

Hela rörelsen överallt

För att kunna skapa möjlighet att vara medlem i rörelsen hela livet och för att kunna vara attraktiva för fler målgrupper är det bra om alla delar av IOGT-NTO-rörelsen finns i närheten. Drömmen är att barnen kan börja vara med i Junis verksamhet, fortsätta som ungdom i UNF och sen fortsätta engagera sig i IOGT-NTO. För de som vill kan de också engagera sig i alla åldrar i scoutförbundet NSF. Undersök vilka delar som redan finns och även hur ni skulle kunna hjälpa till att stötta de andra föreningarna. Genom att hjälpa ungdomsföreningarna får vi förhoppningsvis tillbaka fler nya peppade medlemmar när de blivit gamla nog.

Rollerna i styrelsen och föreningen

På föreningsårsmötet väljer medlemmarna en styrelse som har i uppgift att sköta föreningen och se till att det som årsmötet beslutat om blir gjort. Beroende på hur stor föreningen är kan styrelsens betydelse vara olika. I en större förening är det kanske styrelsens uppgift att samordna allt som görs i förening. I en mindre förening kanske alla medlemmar hjälps åt med allt.

Styrelsens uppgifter

Styrelsens uppgift är att se till att det som beslutats på årsmötet och föreningsmötena genomförs. De förbereder det som ska tas upp på föreningsmötet och föreningsårsmötet. Dessutom ser styrelsen till att alla föreningens medlemmar får information om vad som är på gång i föreningen.

Styrelsens roller

Även om alla i styrelsen tillsammans ansvarar för föreningen kan det vara bra att dela upp uppgifter så att alla känner sig delaktiga och att inte någon får slita för hårt. En funktion i styrelsen betyder ofta ett visst ansvar. Fördelen med att dela ut olika roller och uppgifter är att ansvaret sprids och det är mindre risk att något glöms bort. De roller som vi använder är traditionella och liknar dem för de flesta föreningar och organisationer. Men varje förening är unik och kan själva bestämma om den ska organiseras på något annat sätt.

Det är obligatoriskt att välja ordförande, sekreterare och kassör i en IOGT-NTO-förening. Alla i styrelsen benämns ledamöter. Om föreningen vill kan de välja att specificera några fler av ledamöternas uppgifter och exempelvis välja en vice ordförande eller vice sekreterare.

Ordförande
Ordförande

Ordföranden leder och fördelar arbetet i styrelsen. Ordföranden får ofta också rollen att representera föreningen utåt och vara kontaktperson för föreningen. Det är oftast ordföranden som leder möten, men det behöver inte vara så. Låt flera få prova på att hålla i ordförandeklubban för att lära sig. Ordföranden har ansvar för att kalla till möten och förbereda en föredragningslista.

Sekreterare
Sekreterare

Sekreteraren skriver protokoll och ser till att de blir justerade efter mötet. Alla i föreningen ska kunna ta del av protokollen och de ska också sparas så att de kan läsas av andra i framtiden. Sekreteraren har koll på tidigare protokoll och kan därför hjälpa ordföranden med att skriva en föredragningslista. Ibland kan sekreteraren också sköta föreningens arkiv som kan innehålla tidningsklipp, foton, avtal och annat.

Kassör
Kassör

Kassören sköter föreningens ekonomi. Det innebär att bokföra utgifter och inkomster och se till att det är ordning på kvitton och verifikationer. Kassören rapporterar om det ekonomiska läget till styrelsen och föreningsmötet. Inför årsmötet ser kassören till att revisionen genomförs.

Ledamot
Ledamöter

Alla i styrelsen är ledamöter. Tillsammans har de ett gemensamt ansvar för att leda föreningen, peppa medlemmarna, komma med idéer och se till att styrelsearbetet fungerar. Alla styrelseledamöter bidrar med idéer och kreativitet, är pålästa inför möten, bidrar till en positiv stämning och genomför det som beslutas. De håller också koll på alla poster då rollerna kan ändras vid nästa årsmöte.

Vice ordförande (ej obligatoriskt)
Vice ordförande

I vissa större föreningar väljs en vice ordförande som kan ersätta den ordinarie ordföranden om denne inte är tillgänglig. Det är bra om vice ordföranden och ordföranden delar på uppgifter i det vanliga arbetet. På det sättet kan denne vara redo att direkt hoppa in om det behövs.

Ytterligare poster (ej obligatoriska)
Ytterligare poster

I vissa föreningar kan det passa att utse fler specifika roller. Det kan vara en bildningsledare som tar initiativ för olika kurser eller bildningsinsatser i föreningen. Det kan vara någon som får i uppgift att skaffa resurser, sköta påverkansarbete, hålla kontakt med medlemmarna, rekrytera nya medlemmar eller ha hand om en lokal.

Andra roller i föreningen

Utöver styrelsen väljs en del andra personer till förtroendeuppdrag i föreningen. Dessa finns delvis till för att medlemmarna ska få insyn och för att kontrollera att styrelsen sköter sitt jobb. Under året kan de delta på vissa möten och har speciella uppgifter gentemot styrelsen.

Revisorer
Revisorer

Årsmötet väljer revisorer som har i uppgift att kontrollera styrelsens arbete under året. De är därför inte med i styrelsen men kan vara med på möten, läsa protokoll och gå igenom bokföringen. Även om de ska granska styrelsen kan revisorerna vara ett stöd och ge tips. Till årsmötet skriver de en revisionsberättelse som ger medlemmarna förslag på hur de ska besluta när det gäller styrelsens insatser.

Valberedning
Valberedning

Årsmötet väljer en valberedning som inte heller är en del av styrelsen. Valberedningens uppgift är att ge nästkommande årsmöte förslag på vilka som borde sitta i styrelsen, vara revisorer, vilka som ska vara ombud på distriktsårsmöte med mera. Val-beredningen kan besöka verksamhet, styrelsemöten och ringa runt för att hitta kandidater till valen.

Möten i föreningen

Demokratiska möten

Mötesteknik är det sätt som föreningar använder för att använda demokratin i praktiken. Eftersom alla använder samma metoder och ord går det att diskutera utan att det tar onödig tid. Tekniken gör också att alla på ett bra sätt kan göra sin röst hörd utan att skrika och alla förslag uppmärksammas. En del ord och uttryck används för att beskriva hur mötet ska gå till, hur det går till att rösta och hur medlemmarna lägger förslag. Det är bra om så många som möjligt har koll på mötestekniken. För att vara demokratisk och hjälpsam mot de som är nya kan ni som är mer erfarna förklara efterhand som mötet pågår.

Mötestekniken ser ut på ungefär samma sätt i alla svenska demokratiska organisationer. Det är också nästan samma system som används inom politiken i Sverige. Lär ni er tekniken kan det komma till nytta om ni vill vara med i andra föreningar eller om ni vill engagera er politiskt.

Alla medlemmar är med

På medlemsmötena och årsmötet har alla medlemmar i föreningen samma rätt att vara med och besluta. Det är viktigt att alla kallas till mötet, att de får reda på vad som ska tas upp och att de får samma chans att uttrycka sig. Alla medlemmar i IOGT-NTO-rörelsen får vara med och yttra sig på mötena men det är bara föreningens egna medlemmar som får lägga förslag och har rösträtt.

Föredragningslista

För att alla ska ha koll på vad som tas upp skapas en föredragningslista. Vad den innehåller är lite olika för olika möten. Årsmötets föredragningslista styrs av stadgarna punkt för punkt. För att inte missa något brukar de flesta föredragningslistorna innehålla samma punkter. För att göra det extra tydligt kan det vara bra att tänka in olika delar.

Mall för föredragningslista

Protokoll

Ett protokoll är anteckningar om vad som tagits upp på mötet. Vanligtvis är det sekreteraren i föreningen som skriver protokoll men det är inte nödvändigt.

  • Protokollet ska innehålla följande punkter:
  • Vilken typ av möte det var (styrelsemöte, föreningsmöte, årsmöte).
  • När och var mötet genomfördes.
  • Vilka som hade möte och vilka som var där.
  • Vilka punkter som diskuterades.
  • Vad som beslutades.
  • Underskrift av sekreteraren och justerare och eventuellt också ordföranden.

När protokollet är klart är det viktigt att den som varit sekreterare skriver under och ser till att protokollet justeras. På mötet väljs ofta en justerare som ska kontrollera att sekreteraren uppfattat vad som sagts på mötet och beskrivit det korrekt. När justeraren gjort sina justeringar och sekreteraren ändrat skriver också justeraren under protokollet.

Mall för protokoll

Olika roller under mötet

Ordföranden leder mötet genom att inleda alla punkter, fördela ordet och låta alla komma till tals. Sekreteraren noterar vad som händer och vilka beslut som tas i ett protokoll.

Protokolljusteraren följer också noga mötet och noterar vad som händer. Denna person har mötet valt ut för att dubbelkolla så att protokollet blir rätt. På vissa möten väljs rösträknare som har i uppgift att räkna röster om det blir en votering. Alla på mötet är ansvariga för att besluten fattas demokratiskt och bidrag med sina specialkunskaper.

På årsmötet och lite större möten kan ni välja att inte använda föreningens ordinarie ordförande och sekreterare. Styrelsen har ju stor makt under resten av året och en del av årsmötet handlar ju faktiskt om att kontrollera styrelsen. Även på övriga möten kan ni turas om att göra de olika uppgift-erna så att alla lär sig.

Att klubba på mötet

En ordförande-klubba är ett klassiskt och bra verktyg för att göra saker tydliga under ett möte. När ett beslut fattats slår ordföranden en gång med klubban i bordet och då vet alla att beslutet är klart. Klubban kan också användas för att skapa lite ordning eller att påkalla uppmärksamhet.

Om en ordförande slår klubban tre gånger i bordet ska alla resa sig upp. Detta kan vara för att sjunga en sång. Ett klubbslag är signalen för att sätta sig ner igen.

Stadgar

Stadgarna är som en regelbok som föreningen följer. I den beskrivs vilka rättigheter medlemmarna har, vad som ska tas upp på möten och mycket annat. Det är IOGT-NTO:s högsta beslutande organ, kongressen, som beslutar vilka stadgar som ska gälla. Vill föreningen göra justeringar i stadgarna ska de godkännas av förbundsstyrelsen.

 

Styrelsemöten

Styrelsen bestämmer själv hur ofta den ska träffas och ha möten. En riktpunkt är att ha ett möte i månaden. Det beror förstås på hur ofta föreningen har föreningsmöten och hur aktiv föreningen är. De flesta föreningar tycker att det är bättre att ha korta möten ganska ofta istället för långa möten sällan. Styrelsen är beslutsmässig då mer än halva antalet ledamöter är närvarande, dock minst tre. Det kan vara smidigt att ha styrelsemöten i samband med aktiviteter för att spara tid.

Vad tas upp på möten?

Vad styrelsen tar upp på mötet beror på vad som händer i föreningen och vad styrelsen behöver besluta om. Styrelsen kan ta upp frågor om verksamhet, värvning, utbildning, lokaler, planering av årsmöte och mycket annat. Allt som ska tas upp på mötet bör finnas med på föredragningslistan då alla ska kunna förbereda sig. Alla har rätt att sätta upp punkter på föredragningslistan.

 

Föreningsmöte

Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet kan ses som ett mer speciellt föreningsmöte som bara genomförs en gång per år. På föreningsmötet kan alla medlemmar samlas och bestämma vad de vill göra i föreningen. Alla medlemmar i IOGT-NTO-rörelsen har rätt att delta på mötet. Föreningsmötena är ett bra komplement till styrelsen när det gäller att bestämma om verksamheten i föreningen.

Det är bra att ha föreningsmöten med jämna mellanrum. Ett förslag är en gång i månaden. Det är viktigt att berätta för alla medlemmar när mötena är så att de kan vara med och påverka. Det är medlemmarnas ansvar att föreningens aktiviteter blir så roliga som möjligt. Alla som är medlemmar har rätt att närvara och yttra sig. Förslags- och röst-rätt till föreningsmötena har endast de som är medlemmar i föreningen.

Det är bra att ha en föredragningslista även på föreningsmötet så att alla kan vara med och påverka vad som ska tas upp. Det är alla medlemmars ansvar att se till att besluten fattas på ett demokratiskt sätt.